Zes praktische tips voor een evenement organiseren

tips evenement organiseren

Het organiseren van een evenement kan een enorme uitdaging zijn. Je moet aan zoveel dingen tegelijk denken, dat je het overzicht kunt verliezen. Het organiseren van een evenement moet vooral leuk zijn vinden wij. Daarom deze blog met zes praktische tips op een rij. Zodat jij met een gerust hart een evenement kunt organiseren. Of dit nu gaat om het organiseren van een evenement, een bruiloft of een feest. Door de tips in deze blog gaat dat allemaal een stuk soepeler.

Bepaal je doelstellingen

Begin niet direct met het bellen van een evenementenlocatie of het opvragen van offertes. Denk eerst goed na over wat je wilt bereiken met je evenement. Wat is het doel van het event? Hoeveel personen moeten op het evenement komen, wat is de doelgroep van het evenement en vooral ook waarom organiseer je het evenement. Zorg dat je de doelstellingen tot in de puntjes uitdenkt, je krijgt immers maar één kans om een top evenement neer te zetten.

Het draaiboek

Wanneer je een evenement gaat organiseren moet je schakelen met een heleboel partijen. Jij bent de spin in het web die iedereen moet aansturen. Een draaiboek helpt om het overzicht te behouden en afspraken vast te leggen. Een goed draaiboek zorgt ervoor dat iedereen direct snapt wat er van hen verwacht wordt. Dit zorgt natuurlijk voor beter overzicht en directere communicatie.

De catering

evenement tips catering

Het belang van een goede catering wordt vaak vergeten. Een catering moet niet alleen lekker zijn, maar moet vooral aansluiten bij de doelgroep die je op het evenement ontvangt. Je wilt dat iedereen kan genieten van de catering die jij hebt geregeld. Het kan voorkomen dat er mensen op je evenement afkomen die een bepaalt geloof aanhangen of mensen met een dieet. Uiteraard wil je voor hen ook iets regelen. Zorg dus dat je een volledige gastenlijst opstelt, waarin ook duidelijk staat aangegeven of jij als evenementen organisator ergens rekening mee moet houden. Hierbij kun je denken aan kosjer, halal of misschien wel glutenvrij eten.

De uitnodiging en gastenlijst

tips evenement uitnodiging

Jij doet natuurlijk enorm je best om een top evenement te organiseren. Dan wil je ook dat de uitnodigingen voor jouw evenement of congres dat uitstralen. De agenda’s van jouw genodigde zitten waarschijnlijk net zo vol als die van jou. Geef je gasten dus een goede reden om plaats te maken in hun drukke agenda. Dit begint al bij de eerste indruk. Wist jij dat wij onbewust binnen luttele seconde een mening ergens over vormen en dat die mening bijna niet meer te veranderen is? Zorg dus dat je eerste indruk goed is. Zorg dat je genoeg aandacht besteet aan het schrijven van de uitnodigingen.

Stel je gastenlijst met de grootste zorg samen. Zorg er vooral voor dat je zeker weet dat iedereen op de lijst staat. Dit voorkomt gedoe bij de deur van je evenement.

De juiste locatie

De sfeer van jouw gekozen locatie bepaalt voor een groot deel de sfeer van het evenement of feest. Een goede evenementenlocatie kies je niet alleen op basis van wat jij “mooi” vindt, maar vooral door praktische afwegingen te maken. Hierbij kun je denken aan:

  • Past de sfeer van de locatie bij de doelstelling die ik voor het evenement heb?
  • Is de locatie goed te bereiken voor al mijn gasten?
  • Ligt de locatie dichtbij het station?
  • Kan de catering aangepast worden naar de wensen van mijn genodigde?
  • Is de locatie rolstoelvriendelijk?
  • etc.

Het kiezen van een goede geografische locatie is trouwens een hele kunst. Je wilt dat je gasten niet enorm ver moeten reizen, dit maakt de kans op no-shows immers alleen maar groter. Wanneer er mensen vanuit het hele land op je evenement afkomen is het altijd een goed idee om een super centrale feestlocatie te kiezen. Hiervoor markeer je de woonadressen van jouw gasten door middel prikkers op een kaart van Nederland. Vervolgens span je draadjes tussen deze locaties, waar de meeste draadjes kruizen is de beste locatie waar jij je volgende evenement gaat organiseren.

Vergunningen voor een evenement

evenement tips vergunning

Afhankelijk van het type evenement dat je wilt gaan organiseren, zou het zomaar kunnen dat je een aantal vergunningen moet relegen. Raadpleeg hiervoor op tijd de plaatselijk gemeente en ga met hen in gesprek over de mogelijkheden.

Succes met het organiseren van een evenement!

Ik hoop dat de praktische tips uit deze blog:”Zes praktische tips voor het organiseren van een evenement“, je verder hebben geholpen en natuurlijk dat jouw volgende evenement een top event wordt. Bij Gooiland staan onze deuren het hele jaar open voor events en evenementen van ieder formaat. Wij weten als geen ander wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een evenement. Mocht je naar aanleiding van het lezen van deze blog nog vragen hebben? Dan zitten onze event managers voor je klaar! Schroom dus niet om contact op te nemen.