Vergadering organiseren? De beste tips op een rij

vergadering organiseren tips header

Vergaderen is waarschijnlijk niet jouw favoriete taak. Vergaderen is een noodzakelijk kwaad dat er gewoon bij hoort. Juist daarom is het van groot belang dat een vergadering goed wordt georganiseerd. Een effectieve en efficiënte vergadering neerzetten is soms nog best lastig. Daarom in deze blog een aantal praktische tips, die jou helpen bij het organiseren van een vruchtbare vergadering.

Doel van het organiseren van een vergadering

Elke vergadering heeft natuurlijk een bepaalt doel (of zou die moeten hebben). Wanneer jij voor ogen hebt wat je wilt overbrengen kun je jouw boodschap een stuk effectiever overbrengen. Je kunt denken aan doelen als: informatie overbrengen, alle neuzen dezelfde kant op krijgen of misschien wel slecht nieuws vertellen. Wat jouw doel ook is, zorg dat je het overbrengt, zodat de vergadering niet aan haar doel voorbij gaat.

De inrichting van de zaal

De inrichting van de zaal kan een groot verschil maken. De opstelling die jij kiest, bepaalt voor een groot gedeelte de intimiteit en de sfeer die in de ruimte hangt. Er is niet één opstelling te noemen die beter is dan een ander, maar gebruik in ieder geval niet steeds dezelfde opstelling. Het wisselen van opstellingen kan zorgen voor nieuwe inzichten en een betere dynamiek. Denk hierbij aan de volgende opstellingen:

  • Caberet
  • U-vorm
  • Examenopstelling
  • Theateropstelling

Catering

catering vergadering organiseren

Afhankelijk van de duur van een vergadering is het verstandig om te zorgen voor catering. Wanneer een vergadering niet langer dan twee uur duurt is koffie en thee natuurlijk voldoende. Heb je een vergadering die iets langer duurt, dan doe je er verstandig aan om de catering iets uit te breiden. Kies dan voor een lunch en wat fris. Zorg dat de deelnemers die aan jouw georganiseerde vergadering deelnemen fris blijven.

Intern of extern vergaderen

tip vergadering organiseren locatie

Het kiezen voor een externe vergaderlocatie kan zorgen voor nieuwe inzichten. Een ander uitzicht en een andere locatie kan inspiratie opwekken bij de deelnemers. Wil je een creatieve denksessie organiseren? Kies dan voor een externe vergaderlocatie.

Uitloop

Natuurlijk is het niet de bedoeling dat je eindeloos gaat vergaderen. Zorg dat je een duidelijke planning opstelt en je daaraan houdt. Toch kan het voorkomen dat je vergadering iets uitloopt, ook al heb je bij het organiseren van de vergadering er nog zoveel rekening mee gehouden. Bij een interne vergadering is dit natuurlijk niet zo een groot probleem. Bij een externe locatie kan dit iets anders liggen. Bespreek met jouw gekozen locatie wat de mogelijkheden zijn bij uitloop.

Beeld en geluid

Tegenwoordig kunnen we natuurlijk bijna niet meer zonder beeld en geluid. Zorg dat je voldoende beeld en geluid apparatuur regelt, zodat de vergadering soepel verloopt. Wanneer je een externe vergadering gaat organiseren, is het vaak ook handig om even aan de locatie te vragen of ze voldoende beeld en geluid op voorraad hebben en of het mogelijk is om eigen apparatuur mee te nemen. Dit zorgt ervoor dat je naderhand niet voor verassingen komt te staan.

Stel een agenda op

actiepunten organiseren vergadering

Bij het organiseren van een vergadering hoort een doel en bij een doel hoort een agenda. Zorg dat iedereen van tevoren deze agenda ziet en doorleest. Op die manier bespreek je alleen het echt nodige en duurt de vergadering niet langer dan dat deze hoeft te duren.

Deelnemers aan de vergadering

Nodig alleen mensen uit die ook daadwerkelijk bij de vergadering aanwezig moeten zijn. Hou de groep beperkt. Dit zorgt er namelijk voor dat je sneller beslissingen kunt nemen en dat de vergadering niet onnodig lang duurt.

Maak ook ruimte voor pauze

Zoals gezegd kan een vergadering al snel twee uur duren. Dat lijkt misschien niet heel lang, maar afhankelijk van het onderwerp van de vergadering kan dit wel als lang aanvoelen. Zorg er dus voor dat er ruimte is voor pauze. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers fris blijven en de vergadering niet minder effectief wordt door vermoeidheid.

Verdeel de rollen

Bij het organiseren van een vergadering hoort het verdelen van rollen. Dat is belangrijk, omdat de kans anders groot is dat mensen door elkaar gaan praten en het doel van de vergadering niet behaald wordt. Verdeel de volgende rollen bij ieder vergadering die jij organiseert:

  • Voorzitter: De enige die beslissingen mag maken en knopen door mag hakken
  • Notulist: Degene die alles noteert en een verslag schrijft van de vergadering

Stel actiepunten op

actie vergadering organiseren tips

Vergadering succesvol afgerond? Dan is het belangrijk dat er een lijst met actiepunten wordt opgesteld. Stel een lijst op met dingen die besproken zijn en verdeel de taken. Uiteraard kan de actiepunten lijst weer het eerste agenda item zijn bij de volgende vergadering.

Succes met het organiseren van jouw volgendde vergadering

Ik hoop dat je iets hebt gehad aan deze onze blog: “vergadering organiseren? De beste tips op een rij“. Een vergadering is zo goed als het resultaat wat er daarna uitkomt. Hou dus altijd goed in de gaten wat je met de vergadering wilt bereiken en welke mensen er op de vergadering moeten komen. Dan wordt het organiseren en houden van vergaderingen misschien zelfs wel weer leuk en niet alleen een noodzakelijk kwaad. Bij Gooiland evenementenlocatie staan de deuren gedurende het hele jaar open voor vergaderingen van ieder formaat. Wil je iets meer informatie over wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een vergadering of gewoon even sparren met één van onze eventmanagers? Neem dan contact met ons op.